Saviez-vous qu’Arkevia révolutionne la gestion événementielle en offrant une plateforme tout-en-un intuitive et performante ? Que vous soyez organisateur d’événements, association ou entreprise, découvrir comment Arkevia simplifie chaque étape, de l’inscription à la billetterie, pourrait transformer votre manière de travailler. Plongez dans l’univers d’une solution qui redéfinit l’efficacité événementielle.
Présentation générale d’Arkevia
Définition et rôle d’Arkevia
Arkevia est une plateforme numérique sécurisée conçue comme un coffre-fort digital dédié à la gestion et à l’archivage des documents administratifs et personnels sensibles. Accessible en ligne via un navigateur, elle permet de stocker, protéger et faciliter l’accès à ces documents en toute sécurité, avec un accès autonome disponible 24/7. La plateforme assure une conservation des données pendant 50 ans avec une suppression automatique à 75 ans, garantissant ainsi la pérennité et la conformité légale des archives numériques. Arkevia utilise des technologies avancées telles que le cryptage renforcé et l’authentification multi-facteurs, tout en respectant les normes RGPD et la norme NF Z42-013, assurant la valeur probante des documents stockés.
Arkevia est une plateforme sécurisée garantissant la conservation pérenne et conforme des documents sensibles.
Publics cibles : employeurs, salariés et acteurs RH
Cette plateforme répond aux besoins des employeurs, salariés et des professionnels des ressources humaines. Pour les employeurs et les équipes RH, Arkevia centralise et automatise la gestion des documents RH, notamment les bulletins de paie, ce qui permet un gain de temps significatif et une réduction des coûts liés à l’impression et à l’envoi des documents papier. Les salariés bénéficient d’un espace personnel sécurisé, leur offrant un accès permanent et indépendant à leurs documents, même après la fin de leur contrat de travail. Arkevia permet également la gestion multi-employeurs, regroupant tous les bulletins de salaire dans un seul espace intuitif. La plateforme encourage une démarche écologique en limitant l’usage du papier, ce qui s’inscrit dans une politique RSE moderne.
Principaux types de documents stockés
Arkevia prend en charge une large gamme de documents professionnels et personnels, notamment :
- Bulletins de paie avec réception automatique déposée par l’employeur.
- Contrats de travail et autres documents contractuels.
- Diplômes, cartes d’identité et pièces justificatives d’état civil.
- Documents administratifs tels que quittances, factures, lettres professionnelles.
- Autres fichiers multimédias : images, tableaux, documents textes, et fichiers audio.
Les utilisateurs peuvent organiser leurs documents via des répertoires personnalisés, effectuer des recherches par mots-clés, dates ou noms, et partager des documents temporairement en toute sécurité grâce à des liens à durée limitée. Cette organisation simplifie la gestion documentaire tout en assurant un archivage fiable et accessible à tout moment.
Fonctionnalités clés et caractéristiques techniques
Sécurité et conformité réglementaire
Arkevia se distingue par son niveau avancé de sécurité informatique et sa conformité aux normes légales. La plateforme applique un cryptage renforcé des données, associé à une authentification multi-facteurs pour garantir l’accès exclusif aux utilisateurs. Elle répond parfaitement aux exigences du RGPD ainsi qu’à la norme NF Z42-013, assurant la valeur probante des documents stockés. La conservation des fichiers est programmée sur une durée de 50 ans, avec une suppression automatique à 75 ans, offrant ainsi une pérennité bien supérieure aux solutions classiques. Arkevia propose également la nomination d’un tiers de confiance pour accéder aux documents en cas d’incapacité ou de décès, renforçant la gestion sécurisée des accès.
La sécurité et la conformité légale sont au cœur d’Arkevia, garantissant la pérennité et la valeur probante des documents.
Interface utilisateur et accessibilité
L’interface d’Arkevia est conçue pour être intuitive et facile à prendre en main, même pour les utilisateurs non initiés. Accessible via navigateur web 24/7, elle permet un accès autonome et rapide aux documents personnels et professionnels, en tout lieu. La plateforme propose un tableau de bord clair avec un dossier principal nommé « Mes documents » et une boîte de réception automatique pour les bulletins de paie. L’inscription sécurisée s’effectue grâce à un matricule, un code RH et un mot de passe fort, avec recommandations pour un renouvellement régulier et la désactivation des connexions sur réseaux publics.
Organisation et gestion documentaire personnalisée
Arkevia offre des outils de gestion documentaire puissants permettant un classement et un tri efficaces des fichiers. Les utilisateurs peuvent créer des répertoires personnalisés, renommer, supprimer ou rechercher leurs documents par mots-clés, dates ou noms. La plateforme prend en charge divers formats : documents textes, images, vidéos, tableaux, graphiques et fichiers audio. Elle centralise également les bulletins de plusieurs employeurs dans un seul espace sécurisé, facilitant la gestion multi-employeurs. La possibilité d’exporter les documents pour sauvegarde externe ajoute une dimension de flexibilité à l’utilisation.
Arkevia facilite une gestion documentaire personnalisée, centralisée et flexible pour tous types de documents.
Partage sécurisé et gestion des accès
Le partage des documents via Arkevia est sécurisé par un système de liens à durée limitée, sans besoin de téléchargement préalable, ce qui limite les risques d’interception. La gestion des droits d’accès est fine, permettant un contrôle strict sur qui peut voir ou modifier les fichiers. Des notifications par mail informent automatiquement l’utilisateur à chaque nouveau dépôt, notamment lors de la réception des bulletins de salaire. Cette fonctionnalité contribue à la transparence et à la traçabilité des échanges entre employeurs et salariés, tout en favorisant une collaboration digitale sécurisée.
Modalités d’inscription et utilisation pratique
Processus d’inscription sécurisé
L’inscription sur Arkevia se réalise facilement via le site www.myarkevia.com. Chaque utilisateur doit fournir son matricule et un code secret fourni par l’employeur, garantissant ainsi une identification fiable dès le départ. La création d’un mot de passe fort est obligatoire pour renforcer la sécurité du compte. Cette étape permet d’ouvrir un coffre-fort numérique personnel, destiné à stocker en toute sécurité les documents administratifs et professionnels sensibles. L’ensemble du processus respecte les normes RGPD et la plateforme utilise un cryptage avancé couplé à une authentification multi-facteurs pour prévenir toute tentative d’intrusion.
Connexion et gestion des accès
Une fois inscrit, l’utilisateur peut se connecter à son espace personnel à tout moment, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, depuis n’importe quel navigateur. L’interface intuitive d’Arkevia facilite la gestion des documents avec un tableau de bord clair, comprenant des options de classement, tri et création de répertoires personnalisés. Les salariés ont la possibilité de centraliser leurs bulletins de paie, même issus de plusieurs employeurs, ainsi que leurs documents personnels tels que contrats, diplômes ou pièces d’identité. La plateforme offre également un espace distinct pour les employeurs, favorisant un partage sécurisé et une gestion simplifiée des documents RH.
Notifications et alertes pour les utilisateurs
Pour optimiser le suivi des documents, Arkevia propose un système de notifications automatiques par email. Chaque nouveau dépôt, notamment la mise en ligne des bulletins de salaire, déclenche une alerte, permettant à l’utilisateur de rester informé en temps réel. Il est recommandé d’activer ces notifications et de paramétrer des alertes sur la plateforme, notamment pour renforcer la vigilance en matière de connexion et d’accès aux documents. L’utilisateur est également invité à renouveler régulièrement son mot de passe et à éviter les connexions sur réseaux publics non sécurisés.
Nomination d’un tiers de confiance
Une fonctionnalité essentielle d’Arkevia est la possibilité de nommer un tiers de confiance. Ce dernier peut accéder aux documents en cas d’incapacité ou de décès de l’utilisateur, garantissant ainsi la continuité d’accès aux informations importantes. Ce mécanisme renforce la pérennité et la sécurité des données, tout en offrant une tranquillité d’esprit supplémentaire aux utilisateurs. Cette option s’inscrit dans l’engagement d’Arkevia pour un archivage responsable, sécurisé et adapté aux besoins pratiques de la vie professionnelle et administrative.
Avantages pour les utilisateurs et impacts écologiques
Bénéfices pour les salariés et employeurs
Arkevia offre un coffre-fort numérique sécurisé, pensé pour simplifier la vie des salariés et des employeurs. Les utilisateurs bénéficient d’un accès permanent 24/7 à leurs documents administratifs et personnels sensibles, comme les bulletins de paie, contrats de travail ou diplômes. Cette disponibilité garantit une indépendance totale vis-à-vis des services RH, même après la fin de leur contrat. Les salariés peuvent regrouper les bulletins provenant de plusieurs employeurs dans un seul espace, personnalisable et intuitif. Pour les employeurs, Arkevia optimise la distribution et le suivi des documents grâce à une automatisation qui réduit considérablement le temps de gestion, jusqu’à 3 à 5 minutes gagnées par bulletin. La plateforme sécurise les échanges avec des fonctionnalités avancées telles que le cryptage, l’authentification multi-facteurs et le partage temporaire de fichiers par lien sécurisé. La nomination d’un tiers de confiance permet aussi un accès contrôlé en cas d’incapacité, renforçant la pérennité et la sécurité des données.
Contribution à la réduction de l’empreinte écologique
Arkevia s’inscrit dans une démarche écoresponsable en supprimant la nécessité d’impressions systématiques liées à la gestion documentaire. En remplaçant la paperasse par un archivage numérique fiable et durable, la plateforme contribue à une diminution significative de la consommation de papier, estimée à environ 12 000 feuilles par an pour une entreprise moyenne. Cette réduction participe activement à la politique RSE des organisations, tout en limitant l’impact environnemental lié aux transports et à la distribution postale des documents. La conservation numérique des fichiers pendant 50 ans, assortie d’une suppression automatique à 75 ans, évite également l’accumulation inutile de documents physiques, favorisant ainsi un mode de travail plus durable.
Arkevia réduit significativement l’empreinte écologique en remplaçant la paperasse par un archivage numérique durable.
Optimisation de la gestion administrative et RH
En centralisant tous les documents RH et personnels dans un espace unique, Arkevia simplifie la gestion administrative. L’interface intuitive avec tableau de bord, classement thématique et moteur de recherche par mots-clés facilite l’organisation et l’accès rapide aux fichiers. Les notifications automatisées préviennent les utilisateurs dès qu’un nouveau document est déposé, évitant les oublis et les retards. Pour l’entreprise, cela se traduit par une amélioration notable de la communication interne et un gain financier lié à la réduction des coûts d’impression, d’envoi et d’archivage physique. La conformité aux normes RGPD et NF Z42-013 garantit la valeur probante des documents stockés, alignant la gestion documentaire avec les exigences légales en vigueur. Arkevia représente ainsi une solution efficace qui allie sécurité, simplicité et performance dans le domaine des ressources humaines.
Archivage, durée de conservation et limites de la plateforme
Durée légale de conservation et suppression automatique
La plateforme Arkevia garantit une conservation sécurisée des documents administratifs et personnels pendant 50 ans, conformément aux exigences légales en matière de gestion des bulletins de paie et autres pièces sensibles. Cette durée dépasse largement les obligations des entreprises, qui doivent conserver ces documents pendant seulement 5 ans, offrant ainsi aux salariés une protection pérenne. Passé ce délai, une suppression automatique est programmée à l’âge de 75 ans, assurant ainsi un archivage adapté à la longévité administrative des documents. Cette gestion automatisée permet de limiter les risques de conservation excessive tout en respectant les règles en vigueur.
Normes et certifications applicables
Arkevia répond rigoureusement aux normes RGPD garantissant la protection des données personnelles et à la norme NF Z42-013, qui assure la valeur probante et la conformité des archives électroniques. Cette double conformité confère à la plateforme une fiabilité élevée, semblable à celle d’un coffre-fort physique, en garantissant l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des documents. La sécurisation est renforcée par un cryptage avancé et une authentification multi-facteurs, tandis que l’interface intuitive favorise un accès simple et rapide, accessible 24/7, pour tous les utilisateurs, qu’ils soient salariés ou employeurs.
Limites identifiées et recommandations d’usage
Malgré ses nombreux avantages, Arkevia présente quelques limites à prendre en compte. L’absence d’une application mobile native peut restreindre l’usage pour certains utilisateurs préférant une consultation via smartphone. Le stockage, bien que généreux, reste limité à un usage centré principalement sur les documents administratifs et professionnels. Il est conseillé de privilégier cette plateforme pour la gestion des dossiers liés à la vie professionnelle, tels que bulletins de salaire, contrats, diplômes et pièces d’identité, plutôt que pour un archivage massif de fichiers multimédias.
Pour optimiser la sécurité, il est recommandé de renouveler régulièrement le mot de passe, d’éviter l’utilisation de réseaux wifi publics lors des connexions et d’activer les notifications pour chaque nouveau dépôt ou partage. L’option de nomination d’un tiers de confiance constitue également une bonne pratique, garantissant l’accès aux documents en cas d’incapacité. Enfin, le partage temporaire sécurisé par lien à durée limitée réduit les risques d’interception lors de la transmission des fichiers.
Arkevia s’impose ainsi comme une solution numérique fiable, facile d’usage et conforme aux exigences légales, tout en soutenant une démarche écologique en supprimant les impressions papier systématiques.
Support, assistance et perspectives d’évolution
Service client et assistance technique
Le support client d’Arkevia s’adresse à tous les utilisateurs souhaitant bénéficier d’une aide rapide et efficace. Accessible via l’adresse contact@arkevia.com, ce service accompagne les salariés et employeurs en cas de difficulté technique ou de question liée à l’utilisation de la plateforme. L’assistance garantit une résolution fluide des problèmes, qu’il s’agisse de connexion, gestion des documents ou partage sécurisé. En complément, Arkevia propose des recommandations de sécurité, telles que le renouvellement régulier du mot de passe, l’activation des notifications d’alertes par mail, et l’évitement des réseaux Wi-Fi publics, afin de préserver la confidentialité des données stockées.
Évolutions possibles et intégration dans la digitalisation RH
Arkevia s’inscrit naturellement dans la dynamique de la transformation digitale des ressources humaines. La plateforme, déjà dotée d’une interface intuitive et d’une gestion automatisée des bulletins de paie, peut évoluer vers une intégration plus poussée avec les systèmes RH existants, facilitant ainsi la centralisation complète des documents professionnels. L’ajout futur d’une application mobile native permettrait d’accroître la mobilité et la flexibilité d’accès pour les utilisateurs, renforçant encore sa dimension universelle. Par ailleurs, l’enrichissement des fonctionnalités, telles que le suivi intelligent des échéances administratives ou la gestion collaborative renforcée entre employeurs et salariés, répondrait aux attentes grandissantes de simplification administrative.
Arkevia, un acteur clé de la transformation numérique sécurisée
En tant que coffre-fort numérique sécurisé, Arkevia joue un rôle majeur dans la sécurisation et la pérennisation des documents administratifs. Sa conformité aux normes RGPD et NF Z42-013 garantit une conservation fiable et probante des données, tandis que le cryptage avancé et l’authentification multi-facteurs assurent une protection optimale contre le piratage. La possibilité de désigner un tiers de confiance pour accéder aux documents en cas d’incapacité renforce la dimension humaine et sécuritaire de la solution. Arkevia incarne ainsi une réponse moderne aux exigences légales, environnementales et organisationnelles, tout en soutenant la politique RSE des entreprises grâce à la suppression des impressions papier.
Cette plateforme innovante optimise la gestion documentaire en réduisant les coûts et le temps consacré aux tâches administratives, tout en offrant un accès permanent, sécurisé et autonome aux documents. Arkevia est plus qu’un simple outil : c’est un véritable partenaire de confiance pour les employeurs et salariés dans leur quotidien numérique.
Arkevia est un partenaire de confiance qui allie sécurité, conformité et simplicité pour la gestion numérique des documents.
